1. Identificação do prestador
Extreme Dental Care, NIF 517117290, com estabelecimento em Famalicão In-Hub – Innovation and Technology, Av. Tibães, 1199, 4770-568 Vale S. Cosme, Famalicão, Portugal.
Email geral e de suporte: info@extremater.com
Telefone: +351 917 560 788
Contacto para proteção de dados: Filipe Silva, através dos contactos anteriores.
A Extreme Materials disponibiliza uma plataforma digital de gestão de contas, submissão de encomendas, transmissão de ficheiros, aprovação de designs, acompanhamento de produção, expedição, ocorrências e avaliações.
2. Política de Privacidade
2.1. Âmbito e intervenientes
Esta política aplica-se à app móvel, portal desktop, área de suporte e serviços associados. A clínica determina a finalidade clínica, a necessidade do artigo, os dados do paciente a transmitir e se deve ser facultado acesso ao paciente. Para esses tratamentos, a clínica é normalmente responsável pelo tratamento e a Extreme Dental Care atua como subcontratante, nos termos do contrato celebrado.
A Extreme Dental Care atua como responsável autónomo pelos dados necessários à gestão das suas próprias contas, segurança, suporte, execução contratual, faturação, prevenção de fraude, defesa de direitos, cumprimento legal, gestão operacional da produção e qualidade do serviço.
2.2. Dados tratados
- Identificação e contactos de clínicas, responsáveis, médicos dentistas e pacientes;
- Credenciais profissionais e informação de validação da clínica e do dentista;
- Dados de conta, autenticação, idioma, consentimentos e registos de aceitação;
- Dados da encomenda: referência, artigo, arcada, dentes, material, cor, notas e datas;
- Fotografias, vídeos, digitalizações e ficheiros STL submetidos pela clínica ou dentista;
- Designs, aprovações, recusas, comentários, tracking, ocorrências e avaliações;
- Registos técnicos de segurança, IP, dispositivo, sessão, operações e suporte.
2.3. Dados de saúde
Os elementos da encomenda, imagens e ficheiros podem revelar informação relativa à saúde oral. A clínica e o médico dentista devem transmitir apenas os dados estritamente necessários, preferencialmente utilizando um código interno de paciente. A clínica é responsável por possuir fundamento jurídico válido para o tratamento e transmissão dos dados de saúde e por prestar ao paciente a informação legal aplicável.
2.4. Finalidades e fundamentos
- Registo, validação e gestão de contas: diligências pré-contratuais, execução contratual e interesse legítimo de segurança;
- Gestão e execução de encomendas: execução contratual e instruções documentadas da clínica;
- Tratamento de dados de saúde: fundamento definido pela clínica nos termos do artigo 9.º do RGPD; a Extreme Dental Care atua sob instruções, salvo finalidades legais próprias;
- Acesso opcional do paciente: ativação solicitada pela clínica/dentista e aceite pelo paciente;
- Faturação, contabilidade, auditoria e defesa de direitos: cumprimento de obrigações legais e interesse legítimo;
- Comunicações de marketing: apenas quando exista consentimento específico e revogável.
2.5. Destinatários e fornecedores
Os dados podem ser acedidos por pessoal autorizado da Extreme Dental Care, pela clínica e pelos profissionais associados à encomenda, pelo paciente quando o acesso estiver ativo e por fornecedores de alojamento, email, suporte, segurança, cópias de segurança e infraestrutura, sujeitos a deveres de confidencialidade e contratos adequados.
2.6. Transferências internacionais
Quando um fornecedor tratar dados fora do Espaço Económico Europeu, serão utilizadas decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outro mecanismo válido, juntamente com medidas suplementares quando necessárias.
2.7. Decisões automatizadas
A plataforma não toma decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou impacto semelhante sobre pacientes, clínicas ou dentistas.
2.8. Menores
Quando a encomenda respeitar a um menor, a clínica e o médico dentista devem garantir a intervenção do representante legal nos termos aplicáveis. O acesso do paciente menor só deve ser ativado através do representante legal ou por procedimento validado pela clínica.
3. Termos de Utilização
3.1. Utilizadores autorizados
A plataforma destina-se a clínicas legalmente habilitadas, médicos dentistas vinculados a essas clínicas, pacientes convidados e administradores autorizados. As credenciais são pessoais e intransmissíveis.
3.2. Aprovação de contas
O registo não confere acesso imediato. A Extreme Dental Care pode validar dados da clínica, incluindo identidade, NIF e elementos relacionados com registo/licenciamento. A clínica aprova os dentistas associados através do respetivo token. A aprovação é exclusivamente uma validação interna de acesso e não constitui certificação, acreditação ou licença atribuída pela ERS, OMD ou outra autoridade.
3.3. Responsabilidade clínica
A decisão clínica, diagnóstico, prescrição, seleção do artigo, exatidão dos dados, obtenção dos ficheiros e informação do paciente são da exclusiva responsabilidade da clínica e do médico dentista. A plataforma não substitui o processo clínico nem o julgamento profissional.
3.4. Encomendas
Antes da submissão, o utilizador deve rever o artigo, opções, dados, ficheiros e observações. A submissão constitui uma instrução para preparar a encomenda. Alterações posteriores dependem do estado da encomenda e da sua viabilidade operacional.
3.5. Dados do paciente
O nome do paciente pode ser substituído por código interno sempre que possível. O acesso do paciente é opcional e só deve ser ativado quando a clínica/dentista o pretenda disponibilizar e o paciente aceite utilizar a plataforma. É proibido inserir dados sem fundamento jurídico ou não necessários à encomenda.
3.6. Utilizações proibidas
- Partilhar credenciais ou tokens de clínica com pessoas não autorizadas;
- Carregar conteúdos ilícitos, maliciosos ou não relacionados com a encomenda;
- Tentar aceder a dados de outra clínica, dentista ou paciente;
- Utilizar a plataforma para diagnóstico automático ou decisão clínica;
- Contornar medidas de segurança ou interferir com o serviço.
3.7. Disponibilidade e suspensão
Podem existir períodos de manutenção ou indisponibilidade. As contas podem ser suspensas em caso de risco de segurança, informação falsa, perda de habilitação, incumprimento dos termos ou obrigação legal.
3.8. Propriedade intelectual
O software, interface, marcas e conteúdos próprios pertencem à Extreme Dental Care ou aos respetivos titulares. A clínica conserva os direitos sobre os conteúdos que submete e concede a autorização necessária para executar a encomenda.
3.9. Lei aplicável
Aplicam-se a lei portuguesa e o direito da União Europeia. As partes procurarão resolver divergências por contacto direto, sem prejuízo das competências legais das autoridades e tribunais portugueses.
4. Informação de Privacidade para Pacientes
A clínica ou o médico dentista pode criar uma encomenda com um código ou nome de paciente. O paciente só recebe acesso à plataforma quando essa funcionalidade for ativada.
O que pode consultar
O paciente pode visualizar apenas as encomendas que lhe estejam expressamente associadas, incluindo estado, informações disponibilizadas, tracking e pedidos de avaliação. O acesso não substitui explicações clínicas prestadas pelo médico dentista.
Origem dos dados
Os dados são normalmente fornecidos pela clínica ou pelo médico dentista. A clínica deve informar o paciente sobre a transmissão à Extreme Dental Care e sobre as finalidades do tratamento.
Ativação e segurança
O paciente deve manter as credenciais confidenciais, alterar qualquer password inicial que lhe seja fornecida e contactar imediatamente a clínica ou a Extreme Dental Care em caso de suspeita de acesso indevido.
Direitos
Os pedidos relativos à informação clínica devem ser dirigidos prioritariamente à clínica. Os pedidos relativos à conta, segurança ou operação da plataforma podem ser enviados para info@extremater.com.
5. Política de Validação de Clínicas e Dentistas
Clínicas
A Extreme Dental Care pode solicitar denominação, NIF, morada, contactos, identificação do responsável, registo ERS, licenciamento aplicável e identificação do diretor clínico. A clínica deve manter esses elementos atualizados.
Dentistas
O dentista associa-se através do token fornecido pela clínica e pode ter de indicar número profissional OMD. A clínica confirma a relação profissional e a autorização para utilizar a plataforma.
Recusa e suspensão
O acesso pode ser recusado ou suspenso quando os dados sejam incompletos, falsos ou desatualizados, quando a relação com a clínica cesse, quando exista risco de segurança ou quando a utilização viole a lei ou estes termos.
6. Política de Cookies e Armazenamento Local
A app e o portal utilizam armazenamento estritamente necessário para manter a sessão, idioma, preferências técnicas e segurança. Estes elementos não são utilizados para publicidade comportamental.
Cookies ou tecnologias não essenciais, incluindo analítica de terceiros ou marketing, não devem ser ativados sem informação prévia e consentimento quando legalmente exigido. O utilizador pode limpar o armazenamento através das definições do navegador ou da app, sabendo que isso poderá terminar a sessão.
7. Política de Conservação e Eliminação
| Categoria | Regra de conservação |
|---|---|
| Registos pendentes ou recusados | Até 12 meses após decisão, salvo necessidade de prova, reclamação ou obrigação legal. |
| Conta e aceitação de termos | Durante a relação e até 5 anos após encerramento, salvo prazo legal superior. |
| Encomendas, ficheiros e histórico | Prazo contratual definido com a clínica e, por defeito, até 10 anos após conclusão quando necessário a qualidade, rastreabilidade, prova ou cumprimento legal. |
| Logs de segurança | Normalmente 12 meses, podendo ser prolongados em caso de incidente ou investigação. |
| Pedidos de suporte e direitos | Até 3 anos após encerramento do pedido, salvo litígio. |
| Faturação e contabilidade | Durante o prazo legal fiscal e contabilístico aplicável. |
| Backups | Rotação controlada; a eliminação definitiva ocorre no ciclo normal de substituição das cópias. |
Os prazos podem ser ajustados por contrato, instrução documentada da clínica, obrigação legal, litígio ou necessidade comprovada. No termo do prazo, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura.
8. Direitos RGPD e Eliminação de Conta
O titular pode solicitar acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição, portabilidade e retirada de consentimento quando aplicável. Pode ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Para exercer direitos, envie email para info@extremater.com, indicando nome, email da conta, relação com a plataforma e pedido. Poderá ser solicitada informação adicional para confirmar a identidade.
O apagamento de conta não elimina dados que devam ser conservados por obrigação legal, defesa de direitos, segurança, rastreabilidade ou instrução válida da clínica. Nesses casos, a conta é desativada e os dados ficam limitados à finalidade de conservação.
9. Segurança e Incidentes
São aplicadas medidas proporcionais ao risco, incluindo controlo de acessos por função, autenticação, comunicação cifrada, registo de operações, backups, atualização de sistemas, limitação de privilégios e procedimentos de resposta a incidentes.
Uma suspeita de violação de dados deve ser comunicada de imediato para info@extremater.com ou +351 917 560 788. A Extreme Dental Care cooperará com a clínica na avaliação do risco, documentação e notificações legalmente exigidas.
10. Fornecedores e Subcontratantes
A Extreme Dental Care pode recorrer a fornecedores de alojamento, infraestrutura, email transacional, cópias de segurança, suporte técnico, segurança e comunicações. É mantido um registo interno atualizado, com avaliação de segurança, localização do tratamento e garantias contratuais.
As clínicas serão informadas de alterações relevantes de subcontratantes nos termos do contrato de tratamento de dados.
11. Referências legais principais
- Regulamento (UE) 2016/679 — RGPD;
- Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto;
- Lei n.º 12/2005, de 26 de janeiro, sobre informação de saúde;
- Decreto-Lei n.º 7/2004, de 7 de janeiro, sobre serviços da sociedade da informação;
- Regime de registo e licenciamento da ERS aplicável às clínicas e consultórios dentários;
- Estatuto e regras profissionais da Ordem dos Médicos Dentistas.
Esta documentação deve ser revista sempre que exista alteração material do serviço, dos fornecedores, das categorias de dados ou da legislação aplicável.
1. Service provider
Extreme Dental Care, VAT 517117290, established at Famalicão In-Hub – Innovation and Technology, Av. Tibães, 1199, 4770-568 Vale S. Cosme, Famalicão, Portugal.
Support and privacy contact: info@extremater.com · +351 917 560 788. Privacy contact: Filipe Silva.
2. Privacy Policy
This policy applies to the mobile app, desktop portal, support area and related services. The clinic normally determines the clinical purpose, the patient data to be transmitted and whether patient access is enabled. For these purposes the clinic is normally the controller and Extreme Dental Care acts as processor under a written agreement.
Extreme Dental Care acts as an independent controller for its own account administration, security, support, contractual management, invoicing, fraud prevention, legal claims and legal compliance.
Data processed
- Clinic, dentist and patient identity and contact data;
- Professional validation and account information;
- Order data, files, images, videos, STL files, designs, decisions, tracking, incidents and ratings;
- Security, session, device, IP and support logs.
Health data
Order information and files may reveal oral-health information. Clinics and dentists must only submit data necessary for the order, preferably using a patient code, and must have a valid legal basis under Article 9 GDPR.
Recipients and transfers
Access is limited to authorised personnel, the relevant clinic and professionals, the patient when access is enabled, and contracted infrastructure, email, backup, support and security providers. International transfers use a valid GDPR transfer mechanism.
Automated decisions
The platform does not make solely automated decisions producing legal or similarly significant effects.
3. Terms of Use
The platform is intended for authorised clinics, dentists associated with those clinics, invited patients and authorised administrators. Accounts are personal and may be validated before access is granted.
Account approval is an internal platform access check and is not an official ERS or OMD certification. Clinics and dentists remain exclusively responsible for diagnosis, prescription, professional judgement, product selection, patient information and the accuracy and lawfulness of submitted data.
Users must review orders before submission, keep credentials confidential, avoid unnecessary patient identification and refrain from unlawful uploads, unauthorised access, security circumvention or use of the platform for automated diagnosis or clinical decisions.
4. Patient Privacy Notice
A clinic or dentist may create an order using a patient name or internal code. Patient access is optional and only becomes available when enabled. The patient may only view orders expressly associated with their account.
Data is usually supplied by the clinic or dentist. Clinical-data requests should normally be addressed to the clinic; account, security and platform-operation requests may be sent to info@extremater.com.
5. Clinic and Dentist Validation
Clinics may be asked for identity, VAT number, address, responsible person, ERS registration/licensing details and clinical director details. Dentists join using the clinic token and may be asked for their OMD professional number. Approval may be refused or suspended where information is inaccurate, outdated or where security or legal requirements are not met.
6. Cookies and Local Storage
The app and portal use storage strictly necessary for sessions, language, technical preferences and security. It is not used for behavioural advertising. Non-essential analytics or marketing technologies require prior information and consent where required by law.
7. Retention
Data is kept only for the period required by the clinic agreement, service delivery, security, quality, accounting, legal obligations and legal claims. Default periods include up to 12 months for rejected applications and security logs, up to 5 years after account closure for account/acceptance evidence, and up to 10 years for orders and related files where needed for traceability or legal proof.
8. GDPR Rights and Account Deletion
Data subjects may request access, correction, erasure, restriction, objection, portability and withdrawal of consent where applicable. Requests should be sent to info@extremater.com. Erasure does not apply where retention is required by law, security, legal claims or valid clinic instructions.
9. Security and Incidents
Risk-based measures include role-based access, authentication, encrypted communications, operation logs, backups, updates and incident-response procedures. Suspected incidents must be reported immediately to info@extremater.com or +351 917 560 788.
10. Governing version
The Portuguese version is the governing legal version. This English version is provided for convenience and should be interpreted consistently with the Portuguese text and applicable Portuguese and EU law.
Mobile apps
Install the Extreme Materials app on your device to follow orders, designs, production and deliveries wherever you are.
Contacts and requests
NIF 517117290
Famalicão In-Hub – Innovation and Technology
Av. Tibães, 1199
4770-568 Vale S. Cosme, Famalicão, Portugal